Termos de Guarda
Os termos de guarda (Termo de Guarda e Responsabilidade) são documentos que formalizam a responsabilidade de um servidor ou responsável sobre bens patrimoniais da prefeitura. Cada termo possui responsável, data de emissão, tipo (Individual ou Coletivo), número e observações. Os itens são os bens patrimoniais vinculados ao termo; o responsável passa a ser o guardião formal daqueles bens.
Tipo: individual e coletivo
Individual: termo que vincula um responsável a um ou mais bens específicos (ex.: um servidor responsável por um veículo ou por um conjunto de equipamentos). Coletivo: termo que atribui ao responsável a guarda de um conjunto de bens (ex.: responsável pelo almoxarifado ou por todos os bens de um setor). O tipo ajuda a classificar e a gerar relatórios de responsabilidade patrimonial.
Emissão e número
A data de emissão é a data em que o termo foi emitido ou assinado. O número identifica o documento para fins de arquivo e referência. O responsável é a pessoa (cadastro de responsáveis) que assume a guarda e a responsabilidade pelos bens listados no termo. Manter número e data corretos facilita a prestação de contas e a auditoria.
Bens vinculados
Os bens vinculados ao termo de guarda são os bens patrimoniais sobre os quais o responsável assume a guarda. Podem ser incluídos um ou vários bens no mesmo termo. O vínculo entre termo e bens permite saber quem responde por cada bem e gerar relatórios de responsabilidade. O cadastro do bem pode indicar o responsável; o termo de guarda formaliza e documenta essa atribuição.
Uso no patrimônio
Os termos de guarda atendem à exigência de controle patrimonial e prestação de contas: a administração pública deve identificar quem responde pelos bens. A listagem permite filtrar por tipo e responsável. Manter termos atualizados (incluindo quando o responsável ou os bens mudam) garante que a responsabilidade esteja sempre documentada.
Exclusão e vínculos
A exclusão de um termo de guarda pode ser bloqueada quando já existirem bens vinculados ou quando o termo fizer parte de processos de prestação de contas. Nesses casos, o sistema preserva o histórico. Ao excluir, os vínculos com os bens são removidos; o responsável cadastrado no bem pode ser mantido ou ajustado conforme a política do módulo.
Os termos de guarda integram o Módulo 14 — Patrimônio e fazem parte das movimentações patrimoniais. O fluxo típico: cadastrar o responsável; criar o termo (número, data, tipo); vincular os bens. Utilize o botão de ajuda (ícone ao lado do título) sempre que precisar relembrar o propósito desta tela.